Livre de police négociant voiture d’occasion : reprise et formalités

Pour chaque voiture achetée à un particulier, vous inscrivez l’identité du vendeur et sa pièce d’identité, la provenance du véhicule et sa description, avec les signes qui servent à l’identifier. L’article R321-3 du Code pénal fixe ces mentions, l’arrêté du 15 mai 2020 donne le modèle de colonnes.

L’obligation vise toute personne dont l’activité professionnelle comporte la vente d’objets mobiliers usagés (article 321-7 du Code pénal). Un véhicule d’occasion en est un. Le registre se tient jour par jour, et l’omission est punie de six mois d’emprisonnement et de 30 000 euros d’amende.

Côté vendeur, R321-3 demande le nom, les prénoms, la qualité et le domicile, puis la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité avec l’autorité qui l’a établie. Côté véhicule, il demande la nature, la provenance et la description, c’est-à-dire les caractéristiques et les numéros de série ou signes apposés sur l’objet pour l’identifier.

L’annexe I de l’arrêté précise, pour les véhicules automobiles : marque, type, numéro d’ordre dans sa série du type et couleur. Elle parle d’un « numéro à 12 chiffres », formulation ancienne. Recopiez le numéro d’identification tel qu’il figure sur le véhicule et ses papiers, et ajoutez la plaque : c’est ce qui permet de retrouver l’entrée à un contrôle.

Les autres colonnes du modèle sont le numéro d’ordre, la date de l’achat, et le prix d’achat avec le mode de règlement. Un registre papier se conserve cinq ans après sa clôture (R321-6), les données d’un registre automatisé dix ans après leur enregistrement (R321-6-1).

Un achat de voiture à un particulier déclenche quatre formalités distinctes, qui ne se remplacent pas : le livre de police, le certificat de cession, la déclaration d’achat sous quinze jours et le certificat W garage pour circuler. À la revente à un particulier, vous remettez en plus des documents.

Le défaut de déclaration ou de respect du délai est puni de l’amende des contraventions de la quatrième classe (R322-4, VII). Circuler sous déclaration d’achat sans plaque W garage est puni de la même amende, et le véhicule peut être immobilisé et mis en fourrière (R322-4, VIII).

Le vendeur particulier a sa propre démarche : il déclare la cession dans les quinze jours et barre le certificat d’immatriculation avec la mention « vendu le » ou « cédé le », datée et signée (R322-4, I). Le certificat W garage est réservé aux professionnels de l’automobile, il est valable une année civile et un seul véhicule à la fois peut circuler sous un même numéro. Le retrait de l’habilitation SIV change le circuit de la déclaration d’achat, pas le livre de police : voir notre article sur ce sujet.

Le déposant entre au livre de police comme un vendeur. L’article R321-3 vise la personne qui a « vendu, apporté à l’échange ou remis en dépôt en vue de la vente » un objet, et demande la même identité et la même pièce d’identité dans les trois cas.

La description du véhicule suit les mêmes règles que pour un achat, puisque R321-3 porte sur les objets « acquis ou détenus en vue de la vente ou de l’échange ».

Cela dépend de ce qu’il garantit. Un registre tenu par traitement automatisé remplace le registre papier à condition de respecter les articles R321-3 à R321-5 et de garantir l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données (R321-6-1). Posez ces questions au fournisseur.

• Les sept colonnes du modèle sont-elles présentes : numéro d’ordre, date, description, identité du vendeur, pièce d’identité, prix et règlement, protection du patrimoine (annexe I de l’arrêté du 15 mai 2020) ?
• Un registre est-il tenu par établissement ? R321-6 l’exige quand une personne possède plusieurs établissements ouverts au public.
• Une entrée validée peut-elle être modifiée ? Le texte parle d’intangibilité des données enregistrées.
• Le stockage respecte-t-il la norme ISO 14641-1 ? L’article 3 de l’arrêté la cite pour garantir intégrité, intangibilité et sécurité.
• Chaque consultation est-elle enregistrée dans un journal conservé un an (article 3 de l’arrêté) ?
• Les données sont-elles conservées dix ans à compter de leur enregistrement (R321-6-1) ?
• Pouvez-vous sortir le registre d’une période sous une forme lisible, pour le présenter ou l’archiver ? Les textes fixent les colonnes du registre, pas le format de son export.

Faites l’entrée pendant la transaction, avant que le client reparte. Les étapes ci-dessous suivent les textes cités plus haut.

1. Demandez la pièce d’identité du vendeur et relevez sa nature, son numéro, sa date de délivrance et l’autorité qui l’a établie.
2. Relevez sur le véhicule la marque, le type, la couleur, le numéro d’identification et la plaque.
3. Faites remplir et signer le certificat de cession par le vendeur et par vous. Il garde l’exemplaire 1, vous gardez l’exemplaire 2.
4. Inscrivez au livre de police l’identité, la description, le prix d’achat et le mode de règlement, le jour même.
5. Programmez la déclaration d’achat dans les quinze jours suivant la transaction. Tant qu’elle court, le véhicule circule sous votre plaque W garage.
6. Conservez le récépissé de la déclaration d’achat : vous le remettrez à l’acheteur à la revente avec le certificat d’immatriculation annoté.