Livre de police gratuit ou Excel : est-ce conforme ?

Oui, s’il respecte l’article R321-6 du Code pénal : registre coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire, mentions à l’encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation, un registre par établissement ouvert au public. Une fois clos, il se conserve cinq ans. Service-public résume : papier ou numérique, « à condition qu’il ne soit pas modifiable ».

L’article R321-6-1 dispense du registre physique coté et paraphé celui qui tient son registre au moyen d’un traitement automatisé. En contrepartie, ce traitement comporte toutes les mentions obligatoires, « garantit l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées », et conserve les données dix ans à compter de leur enregistrement.

Service-public ajoute, pour le registre numérique, la conformité à la norme ISO 14641-1 et l’enregistrement de chaque consultation (identifiant, date, heure, objet), avec des journaux conservés un an. Le sujet est approfondi dans numérique ou papier et dans le journal de consultation.

Aucun texte n’interdit un tableur. Mais le fichier doit garantir les propriétés ci-dessus, et c’est là que le bât blesse : une cellule d’un classeur Excel se modifie ou s’efface sans laisser de trace, et sans réglage particulier rien n’y consigne qui a consulté le registre. C’est un raisonnement, pas un texte de loi : à vous de démontrer, en cas de contrôle, que votre fichier est intangible.

• Peut-on modifier ou supprimer une ligne validée sans qu’il en reste une trace ?
• Les numéros d’ordre se suivent-ils sans trou ni doublon ?
• Les consultations sont-elles enregistrées et conservées un an ?
• Les données sont-elles sauvegardées et conservées dix ans ?

Si une seule réponse est mauvaise, le fichier n’est pas un registre au sens de l’article R321-6-1. Les risques d’un registre défaillant sont dans l’article sur les sanctions.

Le prix n’entre pas dans les critères légaux : ce qui compte est ce que l’outil garantit. Posez les mêmes questions qu’à un tableur, puis demandez où sont hébergées les données et comment s’exporte le registre pour un contrôle. Le comparatif des logiciels détaille la grille.